Можно посмотреть в сторону готовых программ для автосервисов, и приноровится в какой-то из них работать. Будет, наверное, не так удобно как хотелось бы - зато скорее всего ПО будет бесплатным.
Excel - не вариант - будет слишком монструозная штука.
Или вариант, предложенный Tasselhof, - пишешь какое-никакое ТЗ и отдаешь кому-то на разработку. Можно попробовать разместить заказ на сайтах фрилансеров, но может получится как недорогая конфетка, так и много гемора.