Прошу прощения, за, быть может, слишком резкие высказывания, но поймите правильно - в узкой компании Вы можете принимать любые правила и следовать им, а коли вы выходите за собственные рамки и публикуете объяву на самом популярном велофоруме то надо быть готовым, что "сторонние" люди, привыкшие к совсем другим (куда более вольным) порядкам, воспримут ваши требования как нечто чуждое и неадекватное. И даже хорошо, что будет это до покатушки на форуме, а не в собственно в процессе ее.
А по поводу общественных 500 рублей (если этот факт действительно имеет место, в противном случае все , что написано ниже, можно не читать)- честное слово, довольно сложно представить себе, на что можно потратить такую сумму даже при условии, что еда типа коллективная. Ну 100 рублей с носа на контролеров (если Вы и этот воспрос решаете централизовано (хотя непонятно - а как это может вообще быть, если народ едет в разных вагонах, вдобавок обычно есть немало людей, которые честно покупают билеты)). 400 рублей на общественные продукты в день - это супермегаперебор (!). Тут два варианта - либо Вы питаетесь исключительно какими-то деликатесами (ну и тут неувязка - не поверю, что возможно подсчитать стоимость набора продуктов ДО его покупки, так что обязательно должна быть некая сдача), либо (что более реально) часть этих денег так или иначе идет организаторам в карман. А это уже переводит ваши мероприятия в ранг коммерческих со всеми вытекающими последствиями.