Прошу помощи в решении такой проблемы.

Работаю в управляющей компании крупного холдинга (разные профили производства). Акционер часто вызывает на совещания руководителей подразделений из других городов и стран. Совещания длятся долго, участники рисуют разные схемы, расчёты, просчитывают различные варианты решения тех или иных задач. Т.к. совещания многосторонние, за достижение разных целей акционер назначает ответственными разных людей.

Потом всё благополучно забывается и путается. У акционера полно листов с пометками и прочей неструктурированной информацией. Его не устраивает то, что нет какой-то автоматизированной системы совещаний, системы хранения в электронном виде копий схем, рисунков и проч., с помощью которой можно отследить выполнение поставленных задач, переназначить ответственных и т.д.

Какой-то нормальной централизованной общей информационной системы у нас в холдинге пока нет.

Вопросов два:
1. Есть ли какая-то специализированная система проведения совещаний (ПО)? Как подобную проблему решили в Вашей компании?
2. Какое оборудование нужно купить? Мы думали об интерактивной доске, на которой можно рисовать схемы и т.д., что бы потом перегонять это всё в электронный вид, о проекторе и проч. системах визуализации. Возможно, нам будет необходимо купить ещё какое-то оборудование и софт. Мы готовы.
К сожалению, служба ИТ сейчас в зародышевом состоянии (совсем недавно в очередной раз был произведён принудительный выкидыш). Они не могут даже перевести изображение с ноутбука на большой плазменный телевизор.

Буду благодарен за советы и рассказ о своих способах решения подобной проблемы.

Так же прошу специалистов помочь мне грамотно формализовать вышеописанную задачу и посоветовать, на каком ресурсе можно продублировать данную тему.