Как автоматизировать совещания?

[Лгун]

Прошу помощи в решении такой проблемы.

Работаю в управляющей компании крупного холдинга (разные профили производства). Акционер часто вызывает на совещания руководителей подразделений из других городов и стран. Совещания длятся долго, участники рисуют разные схемы, расчёты, просчитывают различные варианты решения тех или иных задач. Т.к. совещания многосторонние, за достижение разных целей акционер назначает ответственными разных людей.

Потом всё благополучно забывается и путается. У акционера полно листов с пометками и прочей неструктурированной информацией. Его не устраивает то, что нет какой-то автоматизированной системы совещаний, системы хранения в электронном виде копий схем, рисунков и проч., с помощью которой можно отследить выполнение поставленных задач, переназначить ответственных и т.д.

Какой-то нормальной централизованной общей информационной системы у нас в холдинге пока нет.

Вопросов два:
1. Есть ли какая-то специализированная система проведения совещаний (ПО)? Как подобную проблему решили в Вашей компании?
2. Какое оборудование нужно купить? Мы думали об интерактивной доске, на которой можно рисовать схемы и т.д., что бы потом перегонять это всё в электронный вид, о проекторе и проч. системах визуализации. Возможно, нам будет необходимо купить ещё какое-то оборудование и софт. Мы готовы.
К сожалению, служба ИТ сейчас в зародышевом состоянии (совсем недавно в очередной раз был произведён принудительный выкидыш). Они не могут даже перевести изображение с ноутбука на большой плазменный телевизор.

Буду благодарен за советы и рассказ о своих способах решения подобной проблемы.

Так же прошу специалистов помочь мне грамотно формализовать вышеописанную задачу и посоветовать, на каком ресурсе можно продублировать данную тему.

[phatman]

<div class='quotetop'>Цитата(Лгун @ 22.07.2008 10:30) <{POST_SNAPBACK}></div>

1. Есть ли какая-то специализированная система проведения совещаний (ПО)?[/b]

Вроде бы микрософт Groove для этих целей создан, только он для удаленных совещаний - не знаю насколько подойдет. На сайте микрософрта наверняка есть описалово и презентация

[yokep]

Ага, как раз хотел предложить Groove 2007, но мне кажется, что все же не очень применим в такой ситуации.

Я так понимаю, нужна электронная интерактивная доска, с которой информация должна как минимум автоматически заноситься в MS Office. Но штука оправдана только в головном офисе. А возможно ли рисовать в Word или прочих прогах MS с помощью планшета я, увы, не знаю.

Если возможно, то однозначно Groove + планшеты + проекторы. Дешего и функционально. Еще SharePoint, если нужно централизированное хранилище для корпорации.

Вот что про планшеты пишут...
- Редактировать документы Word в графическом режиме, т. е. подчеркивать, зачеркивать, писать на полях разными цветами, ставить подпись. Делать рукописные записи, чертежи, рисунки и любые отметки в документах Word (программа Annotate for Word).

Тогда если акционеры и руководители совещаются только между собой, то что-то большое и огромное вообще не нужно. Для личного пространства подходит обычный планшет и далее по схеме:

Руководители готовят документ в MS Office, Groove его шарит на всех автоматически (а еще ведет лог, кто когда и что было отредактировано), акционеры вносят изменения в эти документы, изменения сразу шарятся, причем можно создать несколько рабочих групп, если разработкам одного отдела надо скрыть от других "лишнюю" информацию или же дать индивидуальное задание.
ПО: Groove, Word, Excel, PowerPoint, MSN/Skype (хотя в Груве есть свой модуль коммуникации)
АО: Планшеты (в идеале что-то наглядное, аля TabletPC), проекторы, 1 сервер.

П.С. Грув ставил демку - работает отлично, но до этого пришлось долго курить Если ITшники не могут моник к ноуту подключить, то надо думать над обучением штата.

[Andrey777]

Может это поможет Сервисы гугл: Picasa, Календарь

[Лгун]

Покурил тему... довольно всё интересно. Руководителю мног чего пришлось объяснять...
Пока решили попробовать электронную доску и нескольким людям купить вот это http://www.fujitsu-siemens-shop.ru/model703/

[Digy]

Хорошо когда все участники совещаний умеют пользоваться электронными устройствами или склонны к обучению.
На практике, старшее поколение часто, увы, лучше управляется с бумагой.

Поэтому живой секретарь - лучшее средство агрегации информации

На совещании присутствует отдельный секретарь или секретарь выделяется среди участников совещания.
Секретарь фиксирует на бумаге или ноуте обсуждаемые вопросы и принятые решения.
Бумага после совещания переписывается в электронный документ.
Рисунки на досках после встречи фотографируются и прикладываются к протоколу совещания, если нужно.

Результаты совещаний хранятся на (в цифровом виде, ессно):
MS Sharepoint - дорого и долго
или Wiki - дешево и быстро

Добавлено позже (25/07/2008 11:14):
Да, ноутбук+проектор+экран - само собой, для презентаций, без него никак.

[Andrey777]

<div class='quotetop'>Цитата(Лгун @ 24.07.2008 12:40) <{POST_SNAPBACK}></div>

Пока решили попробовать электронную доску и нескольким людям купить вот это http://www.fujitsu-siemens-shop.ru/model703/[/b]

Когда я готовил презентацию, то сделал презентацию в поверпойнте. В Поверпойнте есть возможность рисовать мышкой на слайдах. Затем я настроил КПК так, чтобы когда рисуешь на КПК, то это же отображалось на экране. И только после этого понял, что это абсолютно не нужно.
По поводу TabletPC и ежи с ним - рукописным вводом почти никто пользоваться не будет. Если человек дремучий - он будет пользоваться бумагой - видите ли свет ему не нравится. А если человек продивинутый - то он будет пользоваться клавиатурой. А еще эти TabletPC менее устойчивы, чем ноутбук, их неудобно ставить.

Добавлено позже (25/07/2008 11:24):
Поэтому TabletPC не получили распространение.

Добавлено позже (25/07/2008 12:14):
Про презентации
Аудиокнига Гандапаса по ораторскому искусству:
http://narod.ru/disk/1101827000/dlyaoratora.rar.html
Глава 6 посвящена, кажется, презентациям (файлы 6_01_01.mp3 6_01_02.mp3)
И статья Лебедева про презентации
http://www.artlebedev.ru/kovodstvo/sections/145/

[yokep]

Andrey777
TabletPC как пример, т.е. есть график из Экселя и на нем рисовать стилусом. Но не знал о таких хренованах, про которую автор написал. До чего техника дошла. Да и 65 тыс еще приемлемая цена для такого устройства. Осталось поставить Грув (60ти дневную) и протестить, плюс нужен вайфай проектор. Если пойдет, то решение готово.

[Andrey777]

<div class='quotetop'>Цитата(KpyTou yokep @ 25.07.2008 13:42) <{POST_SNAPBACK}></div>

До чего техника дошла. Да и 65 тыс еще приемлемая цена для такого устройства.[/b]

Если это устройство будет работать как графический планшет, то начинка особого значения не имеет и можно было бы за 30 тыр взять. Эх, круто работать в фирме, которая может позволить себе так бросаться деньгами.

[beta]

confluence и jira наш выбор!